Начальник отдела
Типовой профиль должности
государственного гражданского служащего,
осуществляющего документационное сопровождение деятельности
органа государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
Наименование должности |
Начальник отдела документационного обеспечения Управления информационной безопасности Департамента информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры |
Категория и группа должности |
Категория «Специалисты», группа «Старшие» |
Область профессиональной служебной деятельности |
Управление в сфере архивного дела и делопроизводства |
Вид профессиональной служебной деятельности |
Комплектование и документационное обеспечение управления |
Подчиненность должности |
Непосредственно подчиняется начальнику Управления информационной безопасности Департамента информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры |
Количество подчиненных |
4 штатных единицы |
Условия и режим работы |
Продолжительность и режим работы: для мужчин - 40 часов в неделю, для женщин - 36 часов в неделю, выходные дни - суббота и воскресенье, ненормированный рабочий день. Условия работы: испытательный срок предусматривается в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"; предусмотрен допуск к государственной тайне. |
Цель исполнения должностных обязанностей |
Документационное обеспечение, ведение баз данных общего назначения в органе государственной власти, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов. |
Основные задачи и обязанности по должности |
Прием и первичная обработка входящих документов. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем. Регистрация входящих документов. Организация доставки документов исполнителям. Ведение базы данных документов органа государственной власти. Ведение информационно-справочной работы. Обработка и отправка исходящих документов. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Контроль исполнения документов в органе государственной власти. Разработка номенклатуры дел органа государственной власти. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Формирование дел. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. |
Работа подразумевает: |
Работу с документами, в том числе ведение электронного документооборота, архивное делопроизводство; внешние коммуникации (с представителями органов государственной власти, организаций, гражданами); внутреннее взаимодействие. |
Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности |
Среднее профессиональное или высшее образование. Специальность, направление подготовки: «Документоведение и архивоведение» или иное направление подготовки (специальность), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данному направлению подготовки (специальности), указанное в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки. |
Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки |
Без предъявления требований к стажу государственной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки.
|
Показатели эффективности и результативности деятельности |
Профессиональная компетентность (знание нормативных правовых актов, умение работать с документами). Самостоятельное выполнение заданий и поручений. Способность организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать служебное время, расставлять приоритеты. Отсутствие нарушений служебного распорядка, требований к служебному поведению, Кодекса этики и служебного поведения гражданских служащих. Интенсивность труда (способность в установленные сроки выполнять определенный объем работ), способность сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях. |
Требования к базовым знаниям и умениям:
Знания государственного языка РФ |
Знание русского языка |
Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции |
Наличие знаний: основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства; правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей; понятия коррупции, принципов противодействия коррупции. |
Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий
|
Наличие знаний: форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; систем межведомственного взаимодействия; информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных. Наличие умений: владения компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением; работы с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами; работать в подсистеме «Дело-Web» системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». |
Знания основ делопроизводства и документооборота |
Наличие знаний порядка рассмотрения обращений граждан, основ работы с документами. |
Общие и управленческие умения |
Общие умения: умение мыслить системно (стратегически); умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата; коммуникативные умения; умение управлять изменениями. Управленческие умения: эффективно планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение; умение оперативно принимать и реализовывать управленческие решения. |
Требования к профессионально-функциональным знаниям и умениям
Требования к профессиональным знаниям и умения |
Знания в сфере законодательства Российской Федерации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р 50922-2006 «Защита информации. Основные термины и определения»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012 № 176 «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры». Иные профессиональные знания: структура органа государственной власти, руководство структурных подразделений; правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами; правила организации и формы контроля исполнения документов в органе государственной власти; назначение и технология текущего и предупредительного контроля; правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов; виды документов, их назначение; требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами; правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов; правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией; правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа; требования охраны труда. Профессиональные умения: умение работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов органа государственной власти; пользоваться справочно-правовыми системами; пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами органа государственной власти; применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности; организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства; осуществлять методическое руководство делопроизводством в органе государственной власти, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив; использовать номенклатуру дел при изучении структуры органа государственной власти, составлении описей дел; правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики; обеспечивать сохранность и защиту документов органа государственной власти. |
Требования к функциональным знаниям и умениям |
Функциональные знания: централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства; система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота. Функциональные умения: прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел. |
Требования к профессиональным качествам |
служение обществу, защита законных интересов граждан, социальная ответственность, укрепление авторитета государственных гражданских служащих; ориентация на достижение результата; межличностное понимание, стиль общения, соответствующий ситуации; сбор и анализ информации; подготовка документов в соответствии с требованиями; саморазвитие; межличностное, межведомственное взаимодействие, убедительность коммуникаций; работа в команде; творческий подход, инновационность |
Требования к личностным качествам |
аналитическое мышление, беспристрастность, внимательность к деталям, гражданственность (общественное служение), добросовестность, законопослушность, исполнительность, коммуникабельность, настойчивость, обучаемость, организованность, ответственность, открытость новым знаниям, порядочность, пунктуальность, системный подход, стрессоустойчивость, тактичность, толерантность, целеустремленность, эмоциональная уравновешенность, эрудиция |