Наименование должности

Начальник отдела документационного обеспечения Управления информационной безопасности Департамента информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Категория и группа должности

Категория «Специалисты», группа «Старшие»

Область профессиональной служебной деятельности

Управление в сфере архивного дела и делопроизводства

Вид профессиональной служебной деятельности

Комплектование и документационное обеспечение управления

Подчиненность должности

Непосредственно подчиняется начальнику Управления информационной безопасности Департамента информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Количество подчиненных

4 штатных единицы

Условия и режим работы

Продолжительность и режим работы:  

для мужчин - 40 часов в неделю,  

для женщин - 36 часов в неделю,

выходные дни - суббота и воскресенье,

ненормированный рабочий день.

Условия работы:

испытательный срок предусматривается в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

предусмотрен допуск к государственной тайне.

Цель исполнения

должностных обязанностей

Документационное обеспечение, ведение баз данных общего назначения в органе государственной власти, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов.

Основные задачи и обязанности

по должности

Прием и первичная обработка входящих документов.

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.

Регистрация входящих документов.

Организация доставки документов исполнителям.

Ведение базы данных документов органа государственной власти.

Ведение информационно-справочной работы.

Обработка и отправка исходящих документов.

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Контроль исполнения документов в органе государственной власти.

Разработка номенклатуры дел органа государственной власти.

Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.

Формирование дел.

Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

Работа подразумевает:

Работу с документами, в том числе ведение электронного документооборота, архивное делопроизводство;

внешние коммуникации (с представителями органов государственной власти, организаций, гражданами);

внутреннее взаимодействие.

Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности

Среднее профессиональное или высшее образование.

Специальность, направление подготовки: «Документоведение и архивоведение» или иное направление подготовки (специальность), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данному направлению подготовки (специальности), указанное в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки.

Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки

Без предъявления требований к стажу государственной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки.

Показатели эффективности и результативности деятельности

Профессиональная компетентность (знание нормативных правовых актов, умение работать с документами).

Самостоятельное выполнение заданий и поручений.

Способность организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать служебное время, расставлять приоритеты.

Отсутствие нарушений служебного распорядка, требований к служебному поведению, Кодекса этики и служебного поведения гражданских служащих.

Интенсивность труда (способность в установленные сроки выполнять определенный объем работ), способность сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях.

Знания государственного языка РФ

Знание русского языка

Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции

Наличие знаний:

основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства;

правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей;

понятия коррупции, принципов противодействия коррупции.

Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий

Наличие знаний: форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; систем межведомственного взаимодействия; информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных.

Наличие умений: владения компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением; работы с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами; работать в подсистеме «Дело-Web» системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».

Знания основ делопроизводства и документооборота

Наличие знаний порядка рассмотрения обращений граждан, основ работы с документами.

Общие и управленческие умения

Общие умения:

умение мыслить системно (стратегически);

умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;

коммуникативные умения;

умение управлять изменениями.

Управленческие умения:

эффективно планировать, организовывать работу и контролировать ее выполнение;

умение оперативно принимать и реализовывать управленческие решения.

Требования к профессиональным знаниям и умения

Знания в сфере законодательства Российской Федерации:

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ Р 50922-2006 «Защита информации. Основные термины и определения»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД Управление документами. Общие требования»;

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

Постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012 № 176 «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

Иные профессиональные знания:

структура органа государственной власти, руководство структурных подразделений;

правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

правила организации и формы контроля исполнения документов в органе государственной власти;

назначение и технология текущего и предупредительного контроля;

правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

виды документов, их назначение;

требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов;

правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

требования охраны труда.

Профессиональные умения:

умение работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов органа государственной власти;

пользоваться справочно-правовыми системами;

пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами органа государственной власти;

применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;

организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;

осуществлять методическое руководство делопроизводством в органе государственной власти, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

использовать номенклатуру дел при изучении структуры органа государственной власти, составлении описей дел;

правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;

обеспечивать сохранность и защиту документов органа государственной власти.

Требования к функциональным знаниям и умениям

Функциональные знания:

централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства;

система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота.

Функциональные умения:

прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел.

Требования к профессиональным качествам

служение обществу, защита законных интересов граждан, социальная ответственность, укрепление авторитета государственных гражданских служащих;

ориентация на достижение результата;

межличностное понимание, стиль общения, соответствующий ситуации;

сбор и анализ информации;

подготовка документов в соответствии с требованиями;

саморазвитие;

межличностное, межведомственное взаимодействие, убедительность коммуникаций;

работа в команде;

творческий подход, инновационность

Требования к личностным качествам

аналитическое мышление, беспристрастность, внимательность к деталям, гражданственность (общественное служение), добросовестность, законопослушность, исполнительность, коммуникабельность, настойчивость, обучаемость, организованность, ответственность, открытость новым знаниям, порядочность, пунктуальность, системный подход, стрессоустойчивость, тактичность, толерантность, целеустремленность, эмоциональная уравновешенность, эрудиция