Размер:
A A A
Цвет:
C C C C
Изображения Вкл Выкл.

Регламент подготовки и проведения заседаний рабочей группы

Приложение 3

к приказу Департамента информационных

технологий и цифрового развития

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от «___» __________ 2018 года № ____

Регламент подготовки и проведения заседаний рабочей группы

при Департаменте информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры координации цифрового развития муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – регламент)

I. Общие положения

Настоящий регламент разработан в соответствии с Положением о рабочей группе при Департаменте информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по координации цифрового развития муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Положение), утвержденным приказом Департамента информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Департамент, автономный округ соответственно).

Регламент определяет порядок подготовки и проведения заседаний рабочей группы при Департаменте по координации цифрового развития муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – заседание, рабочая группа).

1.1.         Понятия, сокращения, используемые в настоящем регламенте, применяются в тех же значениях, что и в Положении.

II. Приглашение участников заседания

2.1.   Информирование членов рабочей группы о дате, времени и месте проведения заседания, а также запрос предложений в проекты повестки и протокола, осуществляет секретарь рабочей группы не позднее семи рабочих дней до даты его проведения.

Информация членам рабочей группы, являющимся сотрудниками Департамента, направляется по электронной почте.

2.2.   Иным членам рабочей группы (далее – члены рабочей группы от ОМС) информация направляется официальными письмами.

2.3.   Члены рабочей группы не позднее, чем за три рабочих дня до даты проведения заседания информируют секретаря рабочей группы о своем участии или причинах отсутствия на заседании рабочей группы.

III. Подготовка документов к заседанию

3.1.   Материалы к заседанию включают в себя:

повестку;

список участников заседания;

проект протокола;

информационную справку по каждому из рассматриваемых вопросов повестки;

свод исполнения протокольных решений, включающий информацию об исполнении поручений, в том числе с указанием причин неисполнения и продления сроков исполнения (при необходимости).

3.2.   Проект повестки формируется секретарем на основании предложений, полученных на запросы, направленные в соответствии с пунктом 2.1 регламента, не позднее, чем за пять рабочих дней до даты проведения заседания.

В системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (далее – СЭД «Дело») создается проект повестки и направляется на согласование (визирование) членам рабочей группы, являющимся сотрудниками Департамента, и на подпись председателю рабочей группы.

3.3.   Утвержденная повестка направляется секретарем в отдел информационно-аналитической деятельности Управления развития информационного общества для размещения на сайте Департамента (далее – отдел Управления РИО).

3.4.   Список участников заседания формируется секретарем с учетом информации, полученной в соответствии с пунктом 2.1 регламента.

3.5.   Члены рабочей группы, предложившие вопросы в повестку заседания, не позднее, чем за пять рабочих дня до даты проведения заседания направляют секретарю:

информационную справку по рассматриваемому вопросу;

проект решения с указанием исполнителей и сроков его исполнения для включения в протокол заседания.

3.6.   Члены рабочей группы несут персональную ответственность за качество, своевременность подготовки и направления предложений в проект повестки и проект протокола заседания, а также информационной справки по предлагаемым к рассмотрению на заседании вопросам.

3.7.   Информационные материалы (доклад, презентацию (при необходимости)) по вопросу повестки, по которому докладывает председатель рабочей группы, формирует отдел Управления РИО совместно с сотрудниками отдела Департамента, в компетенции которого находится рассматриваемый вопрос (далее – ответственные сотрудники).

3.8.   Члены рабочей группы, в целях снятия с контроля или продления сроков исполнения протокольных решений, не позднее, чем за пять рабочих дня до даты проведения очередного заседания, направляют секретарю информацию об исполнении или о причинах неисполнения поручения и предложение о продлении срока его исполнения.

3.9.   Проект протокола заседания формируется секретарем на основании представленных в соответствии с пунктом 3.5 регламента решений по вопросам повестки.

3.10. Проекты материалов к заседанию, указанные в пункте 3.1 регламента, не позднее, чем за три рабочих дня до даты его проведения, согласованные с заместителем директора Департамента – начальником Управления развития информационного общества и помощником директора Департамента направляются секретарем по электронной почте членам рабочей группы и в отдел Управления РИО для размещения на сайте Департамента.

3.11. Помощник директора Департамента формирует пакет материалов к заседанию, в том числе доклады, презентации (при необходимости), для представления их председателю рабочей группы.

IV. Подготовка и рассылка протокола заседания, назначение ответственных за исполнение поручений

4.1.   В течение одного рабочего дня, следующего за днем проведения заседания, члены рабочей группы, предложившие вопросы в повестку заседания, и ответственные сотрудники Департамента формируют проект решения по рассмотренному вопросу и направляют секретарю.

4.2.   Проект протокола формируется секретарем в течение двух рабочих дней, следующих за днем проведения заседания, на основании проектов решений, указанных в пункте 4.1 регламента, и направляется на согласование членам рабочей группы от ОМС, предложившим вопросы в повестку заседания.

Проект протокола, сформированный в СЭД «Дело» согласовывается (визируется) членами рабочей группы, являющимися сотрудниками Департамента, и направляется на подпись председателю рабочей группы.

4.3.   Утвержденный протокол в течение одного рабочего дня после его подписания направляется:

с сопроводительным письмом главам городских округов и муниципальных районов автономного округа;

лицам, указанным в протоколе (протокольных решениях) (далее – исполнители);

по электронной почте членам рабочей группы, являющимся сотрудниками Департамента.

V. Исполнение протокольных решений

5.1.   В соответствии с протоколом (протокольными решениями) исполнители в установленные сроки направляют в Департамент информацию об исполнении поручения, либо об объективных причинах неисполнения.

5.2.   В случае не предоставления членами рабочей группы от ОМС информации об исполнении поручения, либо информации об объективных причинах его неисполнения, ответственные сотрудники Департамента в течение двух рабочих дней после истечения определенного поручением срока направляют в рабочем порядке по электронной почте членам рабочей группы от ОМС, не предоставившим информацию, запросы об исполнении поручения.

5.3.   В случае неисполнения решения протокола заседания органами местного самоуправления муниципальных образований автономного округа ответственные сотрудники Департамента направляют в адрес глав городских округов и муниципальных районов автономного округа запросы об исполнении поручения.

5.4.   В случае продления сроков исполнения решения протокола заседания ответственный сотрудник Департамента готовит информационную справку и лично докладывает председателю рабочей группы о причинах такой необходимости.

5.5.   Секретарь формирует свод исполнения протокольных решений не позднее, чем за два рабочих дня до даты проведения заседания, представляет его помощнику директора Департамента для согласования с председателем рабочей группы.

Опубликовано: 09.12.2016 10:40        Обновлено: 22.10.2018 16:49