Размер:
Цвет:

О системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело»

Приказ Департамента информационных технологий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
№ от

Вложения : 
Скачать документ (формат .doc) (0.11 MB)
Скачать документ (формат .doc) (0.02 MB)


В соответствии с Положением о Департаменте информационных технологий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденным постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22 июля 2010 года № 138, руководствуясь Законом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
от 1 июля 2013 года № 61-оз «О государственных информационных системах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24 апреля 2014 года № 51 «О Порядке создания, функционирования, развития государственных информационных систем Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, сформированных Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и подведомственных им учреждениях», п р и к а з ы а ю:

1.                Утвердить прилагаемое Положение о системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО».

2.                Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и подведомственным им муниципальным учреждениям обеспечить подключение к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО».

Директор Департамента                                                      П.И.Ципорин


Приложение
к приказу Департамента
информационных технологий
Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры
от _________________ №______

Положение о системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (далее – Положение)

1. Общие положения

1.1. Положение определяет порядок функционирования, эксплуатации, сопровождения и развития системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО».

1.2. Целью функционирования и развития системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» является обеспечение создания единой инфраструктуры, отвечающей современным требованиям, создающей условия для оптимального и эффективного взаимодействия органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – органы государственной власти, автономный округ соответственно), государственных учреждений автономного округа (далее – государственные учреждения), органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа (далее – органы местного самоуправления), муниципальных учреждений автономного округа (далее – муниципальные учреждения) в части документационного обеспечения при реализации задач и исполнении возложенных на них полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, включая автоматизацию процессов делопроизводства, и организацию межведомственного электронного документооборота.

1.3. В Положении используются следующие термины и определения:

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (далее – СЭД, система) – государственная информационная система автономного округа, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

Уполномоченный орган СЭД – исполнительный орган государственной власти автономного округа, уполномоченный на сопровождение и развитие программного обеспечения системы;

Оператор СЭД – государственное учреждение автономного округа, обеспечивающее техническое сопровождение и эксплуатацию системы;

Участники СЭД – органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, подключенные к системе и участвующие в межведомственном электронном документообороте;

Пользователи СЭД – сотрудники Участника СЭД, имеющие в СЭД учетную запись и персональный пароль, обращающиеся к системе для получения необходимой им информации и проведения различных операций с документами;

Специализированные справочники СЭД – специальные списки, которые содержат данные, используемые Пользователями СЭД при заполнении регистрационных карточек в СЭД.

1.4. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» функционирует в корпоративной сети органов государственной власти автономного округа (далее – корпоративная сеть).

2. Уполномоченный орган СЭД

2.1. Уполномоченным органом СЭД является Департамент информационных технологий автономного округа.

2.2. Уполномоченный орган СЭД обеспечивает:

формирование предложений по развитию СЭД и их реализацию;

принятие правовых, организационных и технических мер, обеспечивающих защиту информации, персональных данных, обрабатываемых в СЭД;

назначение Оператора СЭД, определение его полномочий;

организацию технической поддержки системы, включающей обновление программного обеспечения системы;

контроль работоспособности системы и компонентов, обеспечивающих защиту информации;

защиту от несанкционированного доступа к информации, содержащейся в системе и (или) передачу ее лицам, не имеющим права на доступ к ней в соответствии с законодательством в области защиты информации;

недопущение воздействия на технические средства обработки информации СЭД, в результате которого нарушается их функционирование;

недопущение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации, содержащейся в СЭД;

нахождение на территории Российской Федерации баз данных информации, с использованием которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации, содержащихся в системе.

2.3. Уполномоченный орган СЭД осуществляет:

правовое обеспечение функционирования системы;

утверждение форматов обмена данными информационных систем с СЭД;

методическое сопровождение вопросов функционирования, развития системы и защиты содержащейся в ней информации;

координацию и контроль действий Оператора СЭД в части, касающейся обеспечения функционирования системы;

постоянный контроль (мониторинг) за обеспечением уровня защищенности информации, содержащейся в системе;

согласование заявок на подключение к системе;

консультационную поддержку по вопросам организации доступа к системе.

3. Оператор СЭД

3.1. Оператором СЭД является бюджетное учреждение автономного округа «Окружной центр информационно-коммуникационных технологий».

3.2. Оператор СЭД обеспечивает:

работоспособность и функционирование системы;

бесперебойную работу программных и технических средств системы;

доступ к системе Пользователям СЭД;

формирование, корректировку и поддержание в актуальном состоянии специализированных справочников СЭД на основании информации, полученной от Участников СЭД.

3.3. Оператор СЭД осуществляет:

выдачу технических требований для подключения к системе;

регистрацию Участников СЭД и Пользователей СЭД,

настройку прав доступа Пользователей СЭД;

установку и настройку программного обеспечения системы, в том числе на рабочих местах Пользователей СЭД;

управление учетными записями Пользователей СЭД (создание, изменение, удаление, блокировка учетных записей, изменение прав доступа к информации в системе, изменение паролей);

обработку запросов и консультативное сопровождение Пользователей СЭД по вопросам функционирования системы;

проведение необходимых регламентных работ (резервное копирование данных, обновление версий программного обеспечения на серверах СЭД и рабочих местах Пользователей СЭД, техническое обслуживание серверного оборудования);

оповещение Пользователей СЭД о проведении регламентных и иных работ, влияющих на работу системы;

восстановление информации в СЭД, модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;

взаимодействие с Уполномоченным органом СЭД по вопросам функционирования, эксплуатации, сопровождения и развития СЭД.

3.4. Установка и настройка программного обеспечения системы на рабочих местах Пользователей СЭД осуществляется удаленно. При отсутствии технической возможности выполнить указанные работы удаленно Оператор СЭД осуществляет консультирование Пользователей СЭД (или их представителей) по вопросам настройки и установки на рабочих местах программного обеспечения системы посредством телефонной связи и/или электронной почты, или организует выезд к Пользователю СЭД в пределах города Ханты-Мансийска.

4. Участники СЭД

4.1. Участниками СЭД являются органы государственной власти, государственные учреждения, органы местного самоуправления, муниципальные учреждения.

4.2. Органы государственной власти автономного округа работают в СЭД в соответствии с требованиями, установленными в Инструкции по делопроизводству в государственных органах автономного округа и исполнительных органах государственной власти автономного округа, утвержденной постановлением Губернатора автономного округа
от 30 декабря 2012 года № 176 (далее – Инструкция), а также в соответствии с требованиями «Руководства пользователя», предоставленным разработчиком программного обеспечения СЭД.

4.3. Участники СЭД, за исключением указанных в пункте 4.2 Положения, работают в СЭД в соответствии с требованиями, установленными их локальными актами, регламентами с учетом требований Инструкции, а также в соответствии с требованиями «Руководства пользователя», предоставленным разработчиком программного обеспечения СЭД.

4.4. Пользование системой осуществляется Участниками СЭД на безвозмездной основе.

4.5. Участники СЭД обеспечивают:

утверждение правовых актов по защите информации и персональных данных, обрабатываемых в СЭД;

использование системы при обмене электронными документами;

использование должностными лицами, уполномоченными на подписание документов от имени Участника СЭД, усиленной квалифицированной электронной подписи при осуществлении обмена электронными документами посредством системы;

достоверность информации, передаваемой по системе;

защиту от несанкционированного доступа к информации, содержащейся в системе и (или) передачу ее лицам, не имеющим права на доступ к ней в соответствии с законодательством в области защиты информации;

недопущение воздействия на технические средства обработки информации СЭД, в результате которого нарушается их функционирование;

оперативное предоставление информации в письменной или электронной форме об изменениях своей структуры, штатного расписания и кадрового состава Оператору СЭД.

4.6. Пользователи СЭД несут персональную ответственность:

за несанкционированное использование в системе их паролей третьими лицами;

за своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации;

за неправомерное подписание в системе документов усиленной квалифицированной электронной подписью;

за разглашение информации, содержащейся в системе, в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

5. Архитектура СЭД

5.1. Архитектура СЭД состоит из:

сервера СЭД органов государственной власти;

сервера СЭД государственных учреждений;

серверов СЭД органов местного самоуправления и муниципальных учреждений;

сервера электронного взаимодействия;

рабочих мест Пользователей СЭД с установленным на рабочих станциях программным обеспечением системы;

рабочих мест Пользователей СЭД для работы в системе через веб-интерфейс;

рабочих мест Пользователей СЭД для работы в системе в мобильных приложениях.

5.2. Сервер СЭД органов государственной власти содержит базу данных документов органов государственной власти и предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией.

5.3. Сервер СЭД государственных учреждений содержит базу данных документов государственных учреждений и предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией.

5.4. Серверы СЭД органов местного самоуправления и муниципальных учреждений содержат базы данных документов органов местного самоуправления и муниципальных учреждений и предназначены для выполнения необходимых операций с документами и информацией.

5.5. Сервер электронного взаимодействия (далее – СЭВ) является опцией СЭД, позволяющей автоматизировать обмен документами между серверами СЭД и обеспечить прозрачность обработки документов Участников СЭД. СЭВ позволяет автоматически в системе регистрировать документы, поступающие в электронном виде от Участников СЭД, с возможностью отправки информации о регистрации документа.

5.6. Рабочие места Пользователей СЭД с установленным на персональных компьютерах программным обеспечением системы предназначены для автоматизации делопроизводства и позволяют осуществлять следующие операции с документами: принимать документы, поступающие по различным каналам, и отправлять документы Участникам СЭД и иным организациям; регистрировать документы (присваивать документу номер и фиксировать дату его создания или подписания); направлять документы по назначению для ознакомления или исполнения; получать справочную информацию по документу в любой момент (о его местонахождении, состоянии исполнения, контрольном сроке и иной информации о документе).

5.7. Рабочие места Пользователей СЭД для работы в системе через веб-интерфейс позволяют работать в СЭД как удаленно, так и в корпоративной сети и обеспечивают доступ к информации о документах, в соответствии с должностными обязанностями, для ввода поручений по документам и контроля их исполнения, согласования и подписания документов, другие функции в соответствии с компетенцией.

5.8. Рабочие места Пользователей СЭД для работы в системе в мобильных приложениях позволяют работать в системе удаленно в режимах online/offline.

6. Подключение к СЭД

6.1. Приобретение лицензий программного обеспечения СЭД и обеспечение технической поддержки программного обеспечения СЭД осуществляется за счет средств бюджета автономного округа.

6.2. Подключение к СЭД, включая установку программного обеспечения системы, настройку рабочих мест и первичный инструктаж по работе с системой, осуществляется:

за счет средств бюджета автономного округа в отношении органов государственной власти и государственных учреждений;

за счет средств бюджетов муниципальных образований автономного округа в отношении органов местного самоуправления и муниципальных учреждений.

6.3. Для подключения к системе органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения должны быть абонентами корпоративной сети в соответствии с Положением о корпоративной сети, утвержденным постановлением Правительства автономного округа от 11 января 2013 года № 2-п.

6.4. Подключение к системе органов государственной власти осуществляется Оператором СЭД в течение трех рабочих дней на основании заявки, оформленной в соответствии приложением к Положению и направленной в адрес Уполномоченного органа СЭД.

6.5. Подключение к системе государственных учреждений осуществляется Оператором СЭД в течение десяти рабочих дней на основании заявки, оформленной в соответствии с приложением к Положению и направленной в адрес Уполномоченного органа СЭД.

6.6. Подключение к системе органов местного самоуправления, муниципальных учреждений осуществляются ими самостоятельно после направления заявки в адрес Уполномоченного органа СЭД, оформленной в соответствии приложением к Положению, и получения уведомления от Уполномоченного органа СЭД.

6.7. Подключение к системе сотрудников Участников СЭД осуществляет Оператор СЭД в течение одного рабочего дня при наличии свободных лицензий СЭД с даты получения заявки Участника СЭД. Участник СЭД направляет заявку в свободной форме по электронной почте на адрес: sedd@admhmao.ru. В заявке необходимо указать ФИО, должность и контактные данные сотрудников Участников СЭД.

6.8. Создание, изменение, удаление учетных записей Пользователей СЭД осуществляется в течение одного рабочего дня Оператором СЭД на основании заявки Участника СЭД или Пользователя СЭД, направленной по электронной почте на адрес: sedd@admhmao.ru.

6.9. Разграничение доступа к документам в системе осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за Пользователями СЭД.

6.10. Пользователи СЭД имеют доступ к СЭД с правом чтения документов, по отношению к которым Участник СЭД Пользователя СЭД является отправителем или получателем.

6.11. Доступ к документам Участника СЭД с иными правами (регистрация документов, создание проектов резолюций руководителя Участника СЭД и т.д.) предоставляется Пользователям СЭД на основании заявки в свободной форме, подписанной руководителем Участника СЭД и направленной в адрес Уполномоченного органа СЭД.

6.12. В соответствии с поданной заявкой, указанной в подпункте 6.4.1 Положения, программное обеспечение СЭД устанавливается органом местного самоуправления на отдельном сервере СЭД органа местного самоуправления и муниципальных учреждений или Оператором СЭД на едином сервере органов местного самоуправления и муниципальных учреждений.

6.13. В случае установки программного обеспечения СЭД органом местного самоуправления на отдельном сервере СЭД органа местного самоуправления и муниципальных учреждений орган местного самоуправления назначает оператора СЭД, уполномоченную организацию органа местного самоуправления и муниципальных учреждений.

6.14. Оператор СЭД органа местного самоуправления и муниципальных учреждений обеспечивает выполнение работ, указанных в пунктах 3.2-3.3 Положения.

6.15. В случае установки программного обеспечения СЭД на едином сервере органов местного самоуправления и муниципальных учреждений органы местного самоуправления и муниципальные учреждения назначают ответственного сотрудника по взаимодействию с Оператором СЭД по вопросам установки и настройки программного обеспечения системы.

7. Взаимодействие иных информационных систем с СЭД

7.1. Взаимодействие иных информационных систем, в том числе систем электронного документооборота организаций, не являющихся Участниками СЭД, с СЭД осуществляется по форматам обмена данными информационных систем с СЭД.

7.2. Работы по организации взаимодействия, указанного в пункте 7.1 Положения, выполняются за счет средств органов власти и организаций, в оперативном управлении, хозяйственном ведении, во владении и (или) пользовании которых находятся информационные системы.


Приложение

к Положению о системе
автоматизации делопроизводства
и электронного документооборота «ДЕЛО»

Заявка на подключение к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»

Прошу подключить к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО».

Должность руководителя             ________________/ФИО руководителя/

(подпись)

Приложение к заявке на подключение к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»

Наименование органа власти/ учреждения

Полное наименование органа/ учреждения

Руководитель органа власти/ учреждения

Должность и ФИО руководителя

Адрес органа власти/ учреждения

Фактический адрес местонахождения

Контактное лицо по организационным вопросам по подключению к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (должность и ФИО контактного лица, телефон, электронный адрес)

Наличие серверного оборудования для размещения базы данных СЭД «ДЕЛО»

Да/нет

Количество рабочих мест, планируемых к подключению к СЭД «ДЕЛО», из них:

делопроизводителей (с правами регистрации документов, сканирования, печати штрих-кодов)

специалистов (с веб-доступом к СЭД «ДЕЛО»)

руководителей (с правом подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью)

Список сотрудников (прилагается при отсутствии серверного оборудования)

Прилагается на __ л.

Список сотрудников

______________________________________________________________

(наименование органа власти/учреждения)

ФИО

Должность

Телефон

E-mail

Категория пользователя (делопроизводитель, специалист, руководитель)

Структурное подразделение

Структурное подразделение



Опубликовано: 06.12.2017 Обновлено: 06.12.2017 15:08

Возврат к списку