Размер:
Цвет:

О ведении архивного делопроизводства в Департаменте информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Приказ Департамента информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
№ 46 от 28.02.2019



В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 31 декабря 2012 года № 176 «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» в целях организации архивного делопроизводства и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Департамента информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Департамент), отбору их на архивное хранение или уничтожение, п р и к а з ы в а ю:

1. Назначить ответственным за ведение архивного делопроизводства в Департаменте и за предоставление в Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры итоговых сведений о количестве и категории дел, заведенных в Департаменте за отчетный период (ежегодно в 1 квартале текущего года), главного специалиста-эксперта отдела документационного обеспечения Управления информационной безопасности Иванович Маргариту Вадимовну.

2. Создать в Департаменте Экспертную комиссию по экспертизе ценности документов.

3. Утвердить:

состав Экспертной комиссии по экспертизе ценности документов (приложение 1);

Положение об Экспертной комиссию по экспертизе ценности документов (приложение 2);

список ответственных лиц за формирование и сохранность документов постоянного срока хранения в структурных подразделениях Департамента (приложение 3).

4. Признать утратившим силу приказ Департамента информационных технологий Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры от 21 мая 2018 года № 102 «О создании центральной экспертной комиссии Департамента информационных технологий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и определении ответственных лиц за сохранность документов».

Директор Департамента

П.И.Ципорин




Приложение 1

к приказу Департамента

информационных технологий и цифрового развития

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от « 28 » февраля 2019 года № 46

Состав Экспертной комиссии по экспертизе ценности документов

Чиликов
Андрей Юрьевич

заместитель директора Департамента – начальника Управления информационной безопасности, председатель комиссии

Михайлова
Галина Викторовна

заместитель директора Департамента – начальник Управления развития информационного общества, заместитель председателя комиссии

Иванович
Маргарита Вадимовна

главный специалист-эксперт отдела документационного обеспечения Управления информационной безопасности, секретарь комиссии

Старикова
Наталья Александровна

помощник директора Департамента

Тарасенко
Оксана Сергеевна

начальник Административного управления

Акст
Артур Андреевич

начальник отдела документационного обеспечения Управления информационной безопасности




Приложение 2

к приказу Департамента

информационных технологий и цифрового развития

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от « 28 » февраля 2019 года № 46

Положение об Экспертной комиссии по экспертизе ценности документов (далее – Положение)

1. Общие положения

1.1. Экспертная комиссия по экспертизе ценности документов Департамента информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – ЭК) создана в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Департамента информационных технологий и цифрового развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Департамент).

1.2. ЭК является постоянно действующим совещательным органом.

Решения ЭК вступают в силу после их утверждения директором Департамента.

В случаях, предусмотренных настоящим Положением, решения ЭК вступают в силу после их согласования или утверждения Экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – ЭПМК Архивной службы Югры).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, настоящим Положением.

1.4. ЭК организует свою деятельность во взаимодействии с казенным учреждением Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Югры» (далее – Государственный архив Югры), ЭПМК Архивной службы Югры.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

3. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

3.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Департамента.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Департамента и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение директору Департамента:

сводные описи дел постоянного хранения;

описи дел по личному составу;

сводную номенклатуру дел;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.4. Представляет на рассмотрение в Государственный архив Югры и на согласование с ЭПМК Архивной службы Югры:

сводную номенклатуру дел;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

предложения об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

предложения по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.5. Представляет сводные описи дел постоянного хранения на утверждение ЭПМК Архивной службы Югры.

4. Права ЭК

При осуществлении функций ЭК, в пределах компетенции, имеет право:

4.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Департамента по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать у ответственных за сохранность документов лиц письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу.

Запрашивать от руководителей структурных подразделений предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях ответственных за сохранность документов лиц о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии ответственных за сохранность документов лиц, руководителей структурных подразделений, в качестве консультантов и экспертов представителей учреждений Государственной архивной службы автономного округа, сторонних организаций.

4.5. Возвращать для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭК имеет право выносить соответствующие решения.

4.6. Информировать директора Департамента и руководителей структурных подразделений Департамента по вопросам деятельности ЭК.

5. Организация работы ЭК

5.1. В состав ЭК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии.

Персональный состав ЭК утверждается приказом Департамента.

ЭК проводит заседания по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

5.2. Заседание считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины членов ЭК.

5.3. Решения ЭК принимаются простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов ЭК. При равенстве голосов голос председателя ЭК является решающим. В период временного отсутствия председателя ЭК (или по его поручению), его обязанности исполняет заместитель председателя ЭК.

5.4. Решение ЭК оформляется протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭК.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.



Приложение 3

к приказу Департамента

информационных технологий и цифрового развития

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от « 28 » февраля 2019 года № 46

Список
ответственных лиц за комплектование и сохранность документов постоянного срока хранения в структурных подразделениях
Департамента информационных технологий и цифрового развития
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Ермаков
Александр Сергеевич

инженер-электронщик отдела методологии цифрового развития Управления развития цифровых технологий

Зеленина
Ксения Михайловна

инженер отдела межведомственных информационных систем Управления развития цифровых технологий

Прокудина
Ирина Валерьевна

инженер-электронщик отдела цифровых технологий социальной сферы Управления развития цифровых технологий

Пешкова
Наталья Николаевна

консультант отдела информационных систем электронного правительства Управления развития электронного правительства

Воронцов
Иван Сергеевич

главный специалист – эксперт отдела инфраструктуры электронного правительства Управления развития электронного правительства

Максимчук
Ольга Владимировна

консультант отдела координации развития информационного общества Управления развития информационного общества

Куликова
Елена Сергеевна

консультант отдела информационно-аналитической деятельности Управления развития информационного общества

Кондратьева
Анна Петровна

консультант отдела развития связи и телерадиовещания Управления развития цифровой инфраструктуры

Вечтомов
Александр Сергеевич

начальник отдела телекоммуникаций и технической экспертизы Управления развития цифровой инфраструктуры

Петухов
Александр Андреевич

инженер отдела технической защиты информации Управления информационной безопасности

Гудков
Иван Валериевич

начальник отдела безопасности информационных систем Управления информационной безопасности

Важенина
Мария Александровна

консультант бухгалтерского учета и финансового контроля Административного управления

Чукомина
Юлия Владимировна

начальник отдела реализации государственных программ Административного управления

Пинигина
Светлана Анатольевна

главный специалист-эксперт отдела правовой и кадровой работы Административного управления

Иванович
Маргарита Вадимовна

главный специалист-эксперт отдела документационного обеспечения Управления информационной безопасности


Опубликовано: 06.03.2019 Обновлено: 06.03.2019 14:05

Возврат к списку