Размер:
Цвет:

О Положении о системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело»

Приказ Департамента информационных технологий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
№ 344 от 24.12.2015

Вложения : 
Скачать документ (формат .pdf) (2.63 MB)
Скачать документ (формат .doc) (0.44 MB)


В соответствии с Законом Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 01.07.2013 № 61-оз «О государственных информационных системах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.04.2014 № 51 «О Порядке создания, функционирования, развития государственных информационных систем Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, сформированных Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и подведомственных им учреждениях», в целях обеспечения управления системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» п р и к а з ы в а ю:

Утвердить прилагаемое Положение о системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО».

 

 

 

Директор Департамента                                                               Ю.И.Торгашин


 

Приложение
к приказу Департамента
информационных технологий
Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры
от «___»__________20__ года № ____

 

ПОЛОЖЕНИЕ

О СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ДЕЛО»

 (ДАЛЕЕ - ПОЛОЖЕНИЕ)

 

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок функционирования, включающего эксплуатацию и сопровождение, и развития, включающего модернизацию и адаптацию, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (далее – СЭД) в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, сформированных Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее соответственно – органы государственной власти, автономный округ) и подведомственных им государственных учреждениях (далее – государственные учреждения).

1.2. Целью функционирования СЭД является обеспечение единого информационного пространства органов государственной власти и государственных учреждений в части документационного обеспечения и организация взаимодействия между ними с учетом возможностей современных информационных и коммуникационных технологий.

1.3. Основными задачами СЭД являются:

автоматизация процессов делопроизводства и ведение электронного документооборота в органах государственной власти и государственных учреждениях;

повышение качества и оперативности работы с документами;

обеспечение информационной поддержки принятия решений на основе оперативного доступа сотрудников к любому необходимому документу в соответствии с компетенцией,

усиление контроля исполнения документов и поручений.

1.4. В настоящем Положении используются следующие термины и определения:

система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» Ханты-Мансийского автономного округа – Югры – государственная информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

Уполномоченный орган СЭД – исполнительный орган государственной власти автономного округа, уполномоченный на сопровождение и развитие программного обеспечения СЭД;

Оператор СЭД – государственное учреждение автономного округа, обеспечивающее техническое сопровождение и эксплуатацию автоматизированных информационных систем, созданных или приобретенных в ходе реализации программ автономного округа;

Участники СЭД – органы государственной власти, государственные учреждения, подключенные к СЭД и участвующие в электронном документообороте;

Пользователи СЭД – сотрудники Участника СЭД, имеющие в СЭД учетную запись и персональный пароль, обращающиеся к СЭД для получения необходимой им информации и проведения различных операций с документами;

специализированный справочник СЭД – специальный список, который содержит данные, используемые при заполнении регистрационных карточек, а также используемые в информационных целях. Правом корректировки специализированных справочников, обладает Оператор СЭД.

 

2. Уполномоченный орган СЭД

2.1. Уполномоченным органом СЭД является Департамент информационных технологий автономного округа.

2.2. Уполномоченный орган СЭД обеспечивает:

формирование предложений по развитию СЭД и их реализацию;

организацию технической поддержки СЭД, включающей обновление программного обеспечения СЭД.

2.3. Уполномоченный орган СЭД осуществляет:

координацию и контроль действий Оператора СЭД в части, касающейся обеспечения функционирования СЭД;

консультационную поддержку по вопросам организации доступа к СЭД;

методическое сопровождение вопросов функционирования, развития СЭД и защиты содержащейся в ней информации;

нормативно-правовое обеспечение функционирования СЭД.

 

3. Оператор СЭД

3.1. Оператором СЭД является бюджетное учреждение автономного округа «Окружной центр информационно-коммуникационных технологий».

3.2. Оператор СЭД обеспечивает:

работоспособность и функционирование СЭД;

бесперебойную работу программных и технических средств СЭД;

доступ к СЭД Пользователям СЭД;

формирование и поддержание в актуальном состоянии специализированных справочников СЭД;

защиту от несанкционированного доступа к информации, содержащейся в СЭД и (или) передачу ее лицам, не имеющим права на доступ к ней в соответствии с законодательством в области защиты информации.

3.3. Оператор СЭД осуществляет:

регистрацию Участников СЭД и Пользователей СЭД,

настройку прав доступа Пользователей СЭД;

установку и настройку программного обеспечения СЭД, в том числе и на рабочих местах Пользователей СЭД.

управление учетными записями Пользователей СЭД (создание, изменение, удаление, блокировка учетных записей, изменение прав доступа к информации в СЭД, изменение паролей);

обработку запросов и консультативное сопровождение Пользователей СЭД по вопросам функционирования СЭД;

проведение необходимых регламентных работ (резервное копирование данных, обновление версий программного обеспечения на рабочих местах Пользователей СЭД, техническое обслуживание серверного оборудования);

оповещение Пользователей СЭД о проведении регламентных и иных работ, влияющих на работу СЭД.

3.4. Оператор СЭД осуществляет установку и настройку программного обеспечения СЭД на рабочих местах Пользователей СЭД удаленно. При отсутствии технической возможности выполнить указанные работы удаленно Оператор СЭД осуществляет консультирование Пользователей СЭД (или их представителей) по вопросам настройки и установки на рабочих местах программного обеспечения СЭД или организует выезд к Пользователю СЭД в пределах г.Ханты-Мансийска.

 

4. Участники СЭД

4.1. Участниками СЭД являются органы государственной власти, государственные учреждения.

4.2. Органы государственной власти работают в СЭД в соответствии с требованиями, установленными в Инструкции по делопроизводству в государственных органах автономного округа и исполнительных органах государственной власти автономного округа, утвержденной постановлением Губернатора автономного округа от 30.12.2012 № 176 (далее – Инструкция), а также в соответствии с требованиями руководства пользователя СЭД.

4.3. Государственные учреждения работают в СЭД в соответствии с требованиями, установленными их локальными актами, с учетом Инструкции, а также в соответствии с требованиями руководства пользователя СЭД.

4.4. Использование СЭД осуществляется Участниками СЭД на безвозмездной основе.

4.5. Участники СЭД обеспечивают:

использование СЭД при обмене документами в электронном виде;

использование электронной подписи при осуществлении обмена электронными документами посредством СЭД;

оперативное предоставление информации об изменениях своей структуры, штатного расписания и кадрового состава.

4.6. Пользователи СЭД несут ответственность за несанкционированное использование их паролей третьими лицами.

 

5. Структура СЭД

5.1. В состав СЭД входят: сервер СЭД органов государственной власти, сервер СЭД государственных учреждений, сервер электронного взаимодействия, рабочие места Пользователей СЭД с установленным на рабочих станциях программным обеспечением СЭД, рабочие места Пользователей СЭД для работы в СЭД через веб-интерфейс, рабочие места Пользователей СЭД для работы в СЭД в мобильных приложениях.

5.2. Сервер СЭД органов государственной власти, предназначенный для выполнения необходимых операций с документами и информацией, содержит базу данных документов органов государственной власти.

5.3. Сервер СЭД государственных учреждений, предназначенный для выполнения необходимых операций с документами и информацией, содержит базу данных документов государственных учреждений.

5.4. Сервер электронного взаимодействия (далее – СЭВ) – подсистема, позволяющая автоматизировать обмен документами между Участниками СЭД-органами государственной власти и Участниками СЭД-государственными учреждениями и обеспечить прозрачность обработки документов Участников СЭД. СЭВ позволяет автоматически регистрировать документы, поступающие в электронном виде от Участников СЭД, с возможностью отправки информации о прохождении и исполнении документа.

5.5. Рабочие места Пользователей СЭД с установленным на рабочих станциях программным обеспечением СЭД предназначены для автоматизации делопроизводства и позволяют осуществлять следующие операции с документами: принимать документы, поступающие по различным каналам, и отправлять документы внутренним, внешним Участникам СЭД и иным организациям; регистрировать документы (присваивать документу номер и фиксировать дату его создания или подписания); направлять документы по назначению для ознакомления или исполнения; получать справочную информацию по документу в любой момент (о его местонахождении внутри организации, состоянии исполнения, контрольном сроке и т.д.).

5.6. Рабочие места Пользователей СЭД для работы в СЭД через веб-интерфейс предоставляют возможность работать в СЭД как удаленно, так и в локальной вычислительной сети и обеспечивают доступ к информации о документах, в соответствии с должностными обязанностями, для ввода поручений по документам и контроля их исполнения, согласования и подписания документов, другие функции в соответствии с компетенцией.

5.7. Рабочие места Пользователей СЭД для работы в СЭД в мобильных приложениях предоставляют им возможность работать в СЭД удаленно в режимах online/offline. Мобильные приложения для работы в СЭД позволяют быстро получать необходимую информацию, представляя ее в удобном и понятном виде с учетом специфики мобильной работы с документами.

 

6. Подключение к СЭД

6.1. Подключение к СЭД органов государственной власти осуществляется бесплатно в течение 3 рабочих дней на основании заявки о подключении, подписанной руководителем органа государственной власти и направленной в адрес Уполномоченного органа СЭД (приложение 1 к настоящему Положению).

6.2. Подключение к СЭД государственных учреждений осуществляется на основании заявки о подключении, подписанной руководителем государственного учреждения и направленной в адрес Уполномоченного органа СЭД (приложение 2 к настоящему Положению).

6.3. После рассмотрения заявки Уполномоченный орган СЭД направляет ее в работу Оператору СЭД. Оператор СЭД направляет учреждениям, указанным в пункте 6.2 настоящего Положения, предложение заключить Соглашение о подключении к корпоративной сети органов власти автономного округа и использовании её телекоммуникаций, информационных систем (ресурсов, сервисов) и технические требования для подключения.

6.4. Работы по подключению к СЭД государственных учреждений, а также приобретение лицензий на рабочие места и опции СЭД, осуществляется за счет средств указанных учреждений по согласованию с Уполномоченным органом СЭД в соответствии с Регламентом согласования технических заданий, требований, утвержденным Уполномоченным органом СЭД, после заключения соглашения с Оператором СЭД, указанного в пункте 6.3 настоящего Положения.

6.5. Подключение к СЭД осуществляется посредством корпоративной сети органов государственной власти автономного округа или сетей общего доступа, включая сеть Интернет, с использованием средств защиты канала связи.

6.6. Подключение к СЭД сотрудников Участников СЭД осуществляется в течение 1 рабочего дня при наличии свободных лицензий СЭД на основании заявки Участника СЭД, направленной по электронной почте на адрес: sedd@admhmao.ru.

6.7. Создание, изменение, удаление учетных записей Пользователей СЭД осуществляется в течение 1 рабочего дня Оператором СЭД на основании заявки Участника СЭД или Пользователя СЭД, направленной по электронной почте на адрес: sedd@admhmao.ru.

6.8. Разграничение доступа к документам в СЭД осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за Пользователями СЭД.

6.9. По умолчанию Пользователи СЭД получают доступ к документам, по отношению к которым Участник СЭД Пользователя СЭД является отправителем или получателем.

6.10. Доступ ко всем документам Участника СЭД с правом регистрации документов, внесения изменений в регистрационные карты документов предоставляется Пользователям СЭД на основании заявки, подписанной руководителем Участника СЭД и направленной в адрес Уполномоченного органа СЭД.

6.11. Доступ ко всем документам Участника СЭД с правом внесения резолюций в регистрационные карты документов, визирование и подписание проектов документов за руководителя, заместителей руководителя Участника СЭД предоставляется Пользователям СЭД на основании заявки, подписанной руководителем Участника СЭД и направленной в адрес Уполномоченного органа СЭД.

 

7. Взаимодействие СЭД с иными информационными системами

7.1. Взаимодействие СЭД с иными информационными системами осуществляется в соответствии с техническими требованиями, утвержденными  Уполномоченным органом СЭД.

7.2. Работы по организации взаимодействия СЭД с иными информационными системами осуществляется за счет средств органов государственной власти, государственных учреждений, в оперативном управлении, хозяйственном ведении, во владении и (или) пользовании которых находятся информационные системы, по согласованию с Уполномоченным органом СЭД в соответствии с Регламентом согласования технических заданий, требований, утвержденным Уполномоченным органом СЭД.

 

 Приложение 1


к Положению
 

 

Директору Департамента информационных технологий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

 

 

Заявка на подключение к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»

Для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства и ведение электронного документооборота прошу подключить к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». Информация о контактных лицах и штатное замещение прилагаются.

 

 

Должность руководителя                                      ______________/ФИО руководителя/

подпись

 

Приложение к заявке на подключение к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»

 

Наименование органа Полное наименование органа
Руководитель Должность и ФИО руководителя
Ответственный/ответственные за ведение делопроизводства Должность и ФИО ответственного
Телефон ответственного за ведение делопроизводства +7 (     )
Электронный адрес ответственного за ведение делопроизводства  
Контактное лицо по организационным вопросам по работе в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» Должность и ФИО контактного лица
Телефон контактного лица +7 (     )
Электронный адрес контактного лица  
Адрес органа Фактический адрес местонахождения
Штатное замещение Прилагается на __ л.

 


 

 

Приложение 2
к Положению

 

Директору Департамента информационных технологий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

 

Заявка на подключение к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»

 

Для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства и ведение электронного документооборота прошу согласовать подключение к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО».

 

 

Должность руководителя                                      ______________/ФИО руководителя/

подпись

 

Приложение к заявке на подключение к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»

 

Наименование учреждения Полное наименование учреждения
Руководитель Должность и ФИО руководителя
Контактное лицо по организационным вопросам по подключению к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» Должность и ФИО контактного лица
Телефон контактного лица +7 (     )
Электронный адрес контактного лица  
Адрес учреждения Фактический адрес местонахождения

Планируемое к подключению количество рабочих мест, в том числе:

руководителей:

делопроизводителей:

исполнителей:

 

 

 

 

Опубликовано: 25.03.2016 00:03 Обновлено: 18.11.2016 12:04

Возврат к списку